Wstęp
O programie

Program VIRTU_ST pozwala na rozliczenie wartościowe środków trwałych będących na stanie  przedsiębiorstwa.W programie można wyróżnić następujące moduły: KARTOTEKA, WYKAZY, WYDRUKI, PARAMETRY, FUNKCJE.

Program może pracować w środowisku Windows'98, Windows'XP, Windows'2000.

Użyta baza danych:  Firebird 2.1

Język programowania: DELPHI  7


Uwagi ogólne

Program umożliwia prowadzenie amortyzacji w dwóch wariantach. Wszystkie operacje odbywające się w module KARTOTEKA dotyczą ustalonego wariantu amortyzacji. W programie przyjęto, że pierwszy wariant jest wariantem bilansowym (księgowym) a  drugi podatkowym. Wydruki sporządzane module WYDRUKI dotyczą ustalonego miesiąca rozliczeniowego. Ustalanie  wariantu i daty rozliczeniowej odbywa się po kliknięciu w panel z datą rozliczeniową

albo nacisnięciu klawisza F2, po czym można ustalić wszystkie parametry używając przycisków [image] albo klawiszy kursora. Poniżej wygląd ekranu podczas zmiany miesiąca

Zmiany trzeba zatwierdzić przyciskiem [image] albo klawiszem Enter. Ustalanie wariantu i daty można przerwać w dowolnym momencie klawiszem Escape.

Moduł KARTOTEKA zawiera procedury służące do przeglądania wykazu środków trwałych (główny ekran modułu oraz PRZEGLĄDANIE DODATKOWE ), aktualizacji kartoteki poprzez wprowadzanie dokumentów obrotowych ( nowe środki trwałe i zmiany w istniejących ), wprowadzanie do ewidencji istniejących środków trwałych z wartościami ustalonymi na miesiąc wprowadzania.

WYKAZY wspólne dla obu wariantów.

W PARAMETRACH  zawierają ustalenia ogólne oraz zasady tworzenia noty księgowej.

W module FUNKCJE   są procedury do tworzenie noty księgowej, tworzenia kopii całej bazy danych, przeglądania historii pracy programu.

Program zakłada dwa podkatalogi :

Hist - na pliki tekstowe z historią pracy programu

Temp - na pliki tymczasowe

W katalogu programu jest plik St.ini zawierający dane potrzebne do uruchomienia programu.

Uwagi :

W wielu momentach, w programie, używa się list z polami wyboru poszczególnych elementów np.

Listę rozwija przycisk

Poszczególne elementy listy zaznacza się klikając w pole wyboru albo naciskając klawisz  Spacja.

Prawym klawiszem myszy uruchamia się dodatkowe menu zaznaczania.

Listę można zamknąć przyciskiem [image] albo klawiszem Escape.

Jeśli w zamkniętej liście są zaznaczone pozycje, to lista jest pokazana z pogrubioną czcionką

Lista grup Klasyfikacji Środków Trwałych ma strukturę drzewiastą

Poszczególne grupy można rozwijać klikając w [image] ( albo używając klawisza kursora "w prawo") i zwijać klikając w [image] ( albo używając klawisza kursora "w lewo"). Wybór grupy następuje po podwójnym kliknięciu ( albo naciśnięciu klawisza Enter). Klawisz Escape przerywa edycję bez wyboru.

Przyciski [image] [image] służą do zwinięcie okna i rozwinięcia w poziomie okna, na którym się znajdują.

Analogicznie działają przyciski  [image] [image] tylko w pionie.

Z niektórymi wykazami są związane procedury umieszczone w menu kontekstowym uruchamianym prawym klawiszem myszy. Zwykle procedury te można uruchomić również przez naciśnięcie klawisza opisanego z prawej strony menu. Np. menu kontekstowe wykazu środków trwałych z podzielonymi umorzeniami

Naciśnięcie klawisza W spowoduje wyświetlenie wszystkich środków trwałych,

a klawisza Del likwidację podziału umorzeń dla wybranego środka trwałego.


Kartoteka
O kartotece

Moduł KARTOTEKA jest głównym modułem programu. Można w nim przeglądać i modyfikować kartotekę,

Z głownego ekranu modułu można przejść do do modułów Dokumenty, Bilans otwarcia lub Dodatkowe przeglądanie kartoteki.

Na panelu pod wykazem środków trwałych są przyciski służące do nawigacji po wykazie

Zamiast przycisków można do zmian o jedną pozycję używać klawiszy kursora Up i Down oraz kombinacji Ctrl+Home - początek wykazu, Ctrl+End - koniec wykazu.

Pozostałe przyciski na tym samym panelu mają następujące działanie :

- [image] przejście do modułu Dokumenty i otwarcie okna do wprowadzania nowego (pustego) dokumentu  OTN,

- [image] skasowanie środka trwałego w aktualnym wariancie,

- [image] przejście do modułu Dokumenty i otwarcie okna do wprowadzania nowego dokumentu OTN z danymi powtórzonymi z aktualnej pozycji w wykazie,

- [image] wyszukiwanie w wykazie; wyszukiwanie jest możliwe po numerze środka lub po nazwie; zamiast przycisku można użyć klawisza z literą S

- [image] rozwinięcie wykazu maksymalnie w dół ekranu; po tej operacji na przycisku pojawi się ikona  [image] i wtedy użycie przycisku spowoduje zwinięcie wykazu do początkowych rozmiarów.

Wykaz środków trwałych można sortować wg każdej kolumny widocznej na ekranie. Wystarczy kliknąć w nagłówek odpowiedniej kolumny. Kolumna wg której jest wykaz posortowany, jest oznaczona

W dolnej części ekranu, na trzech zakładkach są szczegółowe dane dotyczącego pozycji z wykazu:

- dane ewidencyjne,

- historia umarzania  - od wprowadzenia środka do zakończenia umarzania,

- wykaz dokumentów obrotowych - wszystkie dokumenty dotyczące danego środka.


Wykazy

Moduł zawiera obsługę następujących wykazów:

- Użytkownicy wewnętrzni,

- Miejsca środków trwałych

- Klasy użytkowników wewnętrznych

- Grupy środków trwałych

- Rodzaje własności środków trwałych

- Sposoby wykorzystania środków trwałych

- Sposoby likwidacji środków trwałych

- Osoby odpowiedzialne za środki trwałe

- Producenci/Dostawcy

z jednym wyjątkiem: sposoby wykorzystania środków trwałych są dwa (czynny i nieczynny) i tego stanu nie można zmienić. Poza obsługą wykazów w module są inne procedury:

- powiązanie użytkowników z klasami użytkowników,

- porządkowanie wykazu producentów,

- porządkowanie kartoteki środków trwałych


Wydruki

Parametry wydruków są podzielone, na ogół, na dwie kategorie:

- ograniczenia - pozwalające ustalić warunki wyboru środków trwałych z kartoteki;

Ustalenie warunków w zasadzie polega na zaznaczeniu odpowiednich pól wyboru. W przypadku listy środków trwałych, można ją tworzyć dwojako:

- wpisać potrzebne numery rozdzielając je przecinkami,

- wybrać z wykazu: podwójne kliknięcie lub Enter

- parametry ustalające formę wydruku i porządek


Parametry ogólne

Automatyczne nadawanie numerów dokumentom obrotowym.

Zaznaczenie tej opcji ( i zapamietanie ) spowoduje, że program będzie proponować numery dla nowych dokumentów.

Budowa numeru dokumentu : tttNNN

ttt      - typ dokumentu ( OTN, OTM ,KUM, ZWA, LTC, LTZ, ZEW )

NNN  - nr kolejny w ramach typu

Wartości niematerialne i prawne.

Opcja pozwala na ustalenie symbolu grupy w której są  wartości niematerialne i prawne


Tabela dekretacji

Dekretacja dokumentów ( LTC, LTZ, OTM, OTN i ZWA ):

Tworzenie tabeli dekretacji

- zaznaczyć w wykazach KŚT i rodzajów dokumentów pozycje dekretowane w ten sam sposób

- wpisać symbole kont dla dekretacji wartości brutto i wartości umorzenia

- kliknąć przycisk Zapisz dekrety

Uwaga: niezaznaczenie żadnej pozycji w wykazie jest równoznaczne z wyborem wszystkich

Usuwanie dekretów

- zaznaczyć w wykazach KŚT i rodzaje dokumentów

- kliknąć przycisk Usuń dekrety

Opisane wyżej sposoby umożliwiają operacje "hurtowe". Oprócz tego można również aktualizować tabelę dekretacji bezpośrednio. Operacje dostępne na tabeli dekretacji są widoczne w menu kontekstowym (prawy przycisk myszy).

Dekretacja umorzeń

Tworzenie tabeli dekretacji

- zaznaczyć w wykazach grup, użytkowników i środków pozycje dekretowane w ten sam sposób

- wpisać symbole kont dla dekretacji wartości odpisów miesięcznych

- kliknąć przycisk Zapisz dekrety

Uwaga: niezaznaczenie żadnej pozycji w wykazie jest równoznaczne z wyborem wszystkich

Usuwanie dekretów

- zaznaczyć w wykazach grupy, użytkowników i środki pozycje

- kliknąć przycisk Usuń dekrety

Opisane wyżej sposoby umożliwiają operacje "hurtowe". Oprócz tego można również aktualizować tabelę dekretacji bezpośrednio. Operacje dostępne na tabeli dekretacji są widoczne w menu kontekstowym (prawy przycisk myszy).

Przy edycji poszczególnych dekretów można dopisać listę wyjątków ( środków trwałych ) nie podlegających ogólnemu warunkowi dekretacji ( np. środki dekretowane z podzielonymi umorzeniami ).

Procedura ustalania wyjątków:

- kliknąć pole edycyjne Wyjątki

- pokaże się w wykaz środków trwałych spełniających warunek dekretacji

- wybrać środek który ma być wyjątkiem od warunku dekretacji i nacisnąć Enter ( albo podwójnie kliknąć ); w wykazie wyjątków pokaże się wybrana pozycja,

Uwaga: operacje dostępne na wykazie wyjątków są w menu kontekstowym tego okna

- zamknąć okno edycji wyjątków i zapamiętać dane

Podział umorzeń

Opcja umożliwia wprowadzenie danych do dekretacji umorzeń miesięcznych zgodnie z procentowym podziałem ustalanym dla wybranych środków trwałych. Przed  ustalaniem podziału umorzeń trzeba ustalić wykaz nazw grup podziałów ( np. nazwy stanowisk kosztów ) i ich dekretację. Wykaz powinien zawierać wszystkie możliwe przypadki podziałów. Ich ilość może jednak wynosić maksymalnie  99.

Procedura ustalania nazw i dekretów podziałów umorzeń :

- nacisnąć klawisz Enter w wybranym wierszu,

- pokaże się okno edycyjne w którym można wpisać nazwę, symbol konta WN, symbol konta MA,

- zapamiętanie wprowadzonych danych nastąpi po naciśnięciu klawisza Enter przy edycji konta MA

Przy ustalaniu podziału umorzeń dozwolone operacje są zawarte w menu kontekstowym wykazu środków trwałych.

Procedura ustalania podziałów umorzeń :

- wyświetlić wszystkie środki trwałe ( opcja menu Wszystkie środki trwałe lub klawisz W )

- na wykazie środków trwałych wybrać środek, który ma mieć podzielone umorzenia,

- nacisnąć klawisz Ins; w wykazie środek zostanie zaznaczony ( w 1. kolumnie ) znakiem * a wprowadzanie przeniesie się na tabelkę z podziałem umorzenia dla danego środka trwałego,

- wpisać stawki procentowe odpowiednich podziałów ( Enter - stawka - Enter).

Inne parametry

Pozostałe parametry służą do określenia zasad eksportu noty ksiegowej. Numer rejestru należy określić jeśli nota jest tworzona na potrzeby programu Virtu_FK.

Notę można wyeksportować jako arkusz Excela, plik tekstowy ( .csv) lub tabelę Paradoxa ( .db).


Funkcje

Nota do FK

Na podstawie parametrów można wykonać notę do systemu FK. Nota jest sporządzana dla ustalonego okresu rozliczeniowego i może zawierać dekrety z dokumentów obrotów i umorzeń ( zależnie od zaznaczonych pól wyboru ). Powtórne wykonanie noty za ten sam okres powoduje nadpisanie noty sporządzonej wcześniej. Eksport noty jest realizowany zgodnie z ustalonymi parametrami .

Inwentaryzacja

Inwentaryzacja przebiega w następujących etapach:

- wydruk arkuszy inwentaryzacyjnych,

- wprowadzenie danych ze spisu z natury,

- wydruk danych ze spisu,

- wydruk różnic inwentaryzacyjnych,

- wniesienie korekt wynikających ze spisu do kartoteki.

Zarządzanie bazą

Jeśli sytuacja tego wymaga ( np. przed wprowadzeniem istotnych zmian do kartoteki ), możliwe jest sprządzenie kopii aktualnej bazy danych. Kopia powstaje w tym samym miejscu co baza danych i ma nazwę STrrrrMMdd.gbk ( dd.MM.rrrr - aktualna data systemowa ). Powtórne wykonanie kopii w tym samym dniu powoduje nadpisanie kopii sporządzonej wcześniej.

Bazę można odtworzyć z dowolnej istniejącej kopii. W chwili odtwarzania bazy może pracować tylko jeden użytkownik - odtwarzajacy bazę. W zasadzie podobnie powinno się postępować przy tworzeniu kopii bazy.

Historia pracy

Historia pracy zawiera informacje o niektórych wykonywanych  operacjach a zwłaszcza opisy błędów ( jeśli sie zdarzą podczas pracy)

Testowanie bazy

Tej procedury nie należy wykonywać bez uzgodnienia z producentem programu.


Przeglądanie dodatkowe

Parametry przeglądania:

- kategoria,

- umorzenie,

- likwidacja,

- odpisy miesięczne,

- sposób amortyzacji,

ustawia się wybierając kliknięciem jedną z możliwości przypisanych do parametru.

Pozostałe parametry:

- grupa,

- użytkownik,

- klasa użytkowników,

- miejsce użytkowania,

- sposób wykorzystania,

- sposób likwidacji,

- osoba odpowiedzialna,

- producent,

ustawia się zaznaczając na liście odpowiednie elementy.

Jako KŚT można wybrać jedną grupę.

Funkcje przycisków.

 Filtrowanie i usuwanie filtru w kartotece ( tylko na czas Przeglądania dodatkowego )

 Reset wszystkich parametrów (filtr pozostaje).

 Podsumowanie wszystkich pozycji spełniających ustawione warunki i filtr np.

 Wydruk wszystkich pozycji spełniających ustawione warunki i filtr

Przyciski z etykietami Sumy... służą do wydruku wszystkich sum pozycji spełniających ustawione warunki i filtr

wg kryterium opisanego na etykiecie.


Dokumenty

Wszystkie operacje na środkach trwałych można przeprowadzać za pomocą odpowiednich dokumentów. Działanie dokumentów rozpoczyna się w miesiącu z daty rozpoczęcia amortyzacji. Proponowana data rozpoczęcia amortyzacji jest różna w zależności od rodzaju dokumentu.

OTN   Przyjęcie środka trwałego

          Nowy środek można wprowadzić następująco:

          - wciśnięcie przycisku OTN umożliwia wprowadzanie "pustego" dokumentu, w którym trzeba wypełnić wszystkie pola.

          - przeciągnięcie ( wcisnąć lewy przycisk myszy na wybranej pozycji kartoteki i trzymając wciśnięty przesunąć kursor na przycisk; na przycisku zwolnić klawisz myszy ) pozycji z kartoteki na przycisk OTN powoduje, że pola dokumentu są wstępnie zainicjowane wartościami ze wskazanej pozycji

          - używając przycisków z panela nawigacyjnego kartoteki.

Przed sporządzaniem pozostałych dokumentów należy w kartotece wybrać środek,  który ma zostać zmieniony. Wciśnięcie odpowiedniego przycisku otwiera dokument dla wybranego środka.

OTM   Modernizacja środka trwałego

KUM   Korekta umorzenia miesięcznego

ZWA   Korekta wartości i umorzenia

LTC    Likwidacja częściowa

LTZ     Likwidacja zupełna

MTS   Zmiana stawki umorzenia

          Zmiana stawki i metody amortyzacji rozpoczyna

ZEW   Korekta danych ewidencyjnych

          Dokument nie wpływa na wartości środka trwałego

Pierwszy przycisk Filtruj odfitrowuje z wykazu dokumenty dla środka wybranego w kartotece.

Drugi przycisk Filtruj pozwala na ustalenie typu i okresu wystawienia pokazywanych dokumentów. Okres może obejmować bieżący miesiąc rozliczeniowy albo wszystko do bieżącego miesiąca rozliczeniowego włącznie.

Przycisk Drukuj pozwala na wydruk dokumentu wybranego z wykazu.


Bilans otwarcia

Opcja ma służyć wprowadzaniu danych o środkach trwałych znajdujących się już na stanie firmy i umarzanych. Zakres wprowadzanych informacji jest taki sam jak w dokumencie OTN.


Powiązanie użytkowników z klasami użytkowników

Przypisanie poszczególnych użytkowników do klas :

- wybrać klasę do której mają być przypisani użytkownicy,

- przeciągnąć użytkowników z wykazu Użytkownicy bez przypisania do klasy na wykaz Klasy użytkowników

Zmiana przypisania:

- wybrać klasę do której ma być przypisany użytkownik występujący w wykazie Przypisani użytkownicy

- przeciągnąć użytkownika  na wykaz Klasy użytkowników

Likwidowanie przypisania:

- przeciągnąć użytkownika z wykazu Przypisani użytkownicy na wykaz  Użytkownicy bez przypisania do klasy.


Porządkowanie wykazu producentów

Jeśli w wykazie producentów zdarzy się przypadek, że jeden producent jest wpisany wielokrotnie z różnymi nazwami, to można tę sytuację poprawić następująco:

- wybrać w lewym oknie pozycję z poprawną nazwą,

- zaznaczyć w prawym oknie wszystki pozycje dotyczące tego samego producenta,

- kliknąć przycisk  Zamień

Uwaga: operacja zamiany nazw jest nieodwracalna.


Porządkowanie kartoteki środków trwałych

Opcja umożliwia szybkie uporządkowanie danych o środkach trwałych, bez konieczności tworzenia dokumentów ZEW. Dokonane zmiany sa niedwracalne, więc żeby zachować stan początkowy należy wykonać kopię bazy danych.

Opcja jest szczególnie przydatna w sytuacji wprowadzania do systemu wskaźnika dotychczas nieużywanego. Po kliknięciu w przycisk z  nazwą wskaźnika, w lewym wykazie pojawią się dane z kartoteki  a w prawym aktualne wartości wskaźnika.

 np.miejsce użytkowania środków trwałych: należy wtedy założyć wykaz miejsc użytkowania, a następnie :

- wybrać wykaz miejsc użytkowania - przycisk Miejsca użytkowania,

- zaznaczyć środki trwałe przypisane do jednego miejsca,

- wybrać odpowiednią pozycję w wykazie miejsc użytkowania,

- kiknąc przycisk Przyporządkuj

W ten sposób można uporządkować wskaźniki ( kody)    użytkowników, grup, rodzajów własności, osób odpowiedzialnych, producentów i symboli KŚT.

Z wykazem Kartoteka jest związane menu kontekstowe.


Algorytmy liczenia

Ustalenia:

   aktualna wartość środka = wartość początkowa  ze zmianami wprowadzonymi dokumentami OTM,ZWA,LTC.

Metoda liniowa

wysokość odpisu miesięcznego = wartość aktualna x stawka umorzenia / 12

Metoda degresywna

wysokość odpisu miesięcznego = (wartość aktualna - umorzenie na poczatek roku) x stawka umorzenia / 12

            Jeśli wysokość na początek roku okaże się mniejsza niż odpis miesięczny liczony wg podstawy stawki, to metoda liczenia zostanie zmieniona od tego momentu na liniową, ze stawką amortyzacji równą podstawie.

Amortyzacja przyspieszona

W przypadku umarzania metodą liniową i degresywną można zastosować w pierwszym roku umarzania stawkę dla jednorazowego odpisu. Od początku następnego roku amortyzacja przebiega na normalnych zasadach.

Amortyzacja jednorazowa

Jednorazowe umorzenie środka w wysokości wartości początkowej.

Wpływ dokumentów obrotowych na umarzanie

   Zmiany aktualnej wartości środka i aktualnego umorzenia następują w miesiącu wprowadzenia dokumentu.

   Początek umarzania = data dokonania pierwszego odpisu po wykonaniu zmian wynikających z dokumentu ( istotny jest miesiąc i rok daty ) jest proponowany zależnie od typu dokumentu.

OTM   Modernizacja środka trwałego

Dokument umożliwia zmianę aktualnej wartości środka i aktualnego umorzenia.

Proponowany początek umarzania - miesiąc następujący po dacie dokumentu.

KUM   Korekta umorzenia miesięcznego

Dokument umożliwia korektę odpisu miesięcznego.

Proponowany początek umarzania - data dokumentu.

Odpis obliczony na miesiąc z początku umarzania zostanie zostanie skorygowany o wartość wprowadzoną w 	dokumencie.

ZWA   Korekta wartości i umorzenia

Dokument umożliwia zmianę aktualnej wartości środka i aktualnego umorzenia.

Proponowany początek umarzania - data dokumentu.

LTC    Likwidacja częściowa

Dokument umożliwia zmniejszenie aktualnej wartości środka i aktualnego umorzenia o podany procent

Proponowany początek umarzania - miesiąc następujący po dacie dokumentu.

LTZ     Likwidacja zupełna

Likwidacja następuje w miesiącu wprowadzenia dokumentu.

Jeśli środek jest umarzany, w miesiącu likwidacji zostanie dokonany odpis miesięczny.

MTS   Zmiana stawki umorzenia

Dokument umożliwia zmiany stawki amortyzacji i  metody umarzania.

Proponowany początek umarzania - data dokumentu.


Spis z natury

Do edycji danych ze spisu z natury można użyć menu kontekstowego albo klawiszy wymienionych w tym menu.

Na panelu edycyjnym pozycji ze spisu można poruszać się używając klawiszy kursora.

Po wprowadzeniu numeru środka trwałego pola edycyjne zostaną wypełnione danymi odpowiadającym stanowi kartotekowemu na dzień spisu. Te dane można dowolnie zmieniać. Do niektórych pól są przypisane listy parametrów oparte na aktualnych wykazach. Listy można wykorzystać klikając w nie albo naciskając klawisz F2 podczas edycji pola, do którego lista jest przypisana. Analogiczne jak przy wprowadzaniu dokumentów obrotowych, klawisze [image] umożliwają aktualizację wykazów, o ile zajdzie taka potrzeba.

Naciśnięcie klawisza Escape na dowolnym oknie edycyjnym powoduje przerwanie edycji ( ewentualne zmiany  nie zostaną zapamiętane )

Naciśnięcie klawisza Escape na dowolnej liście powoduje powrót do okna edycyjnego.

Naciśnięcie klawisza Enter  w oknie Wartość brutto ma dwojaki skutek:

- przy poprawianiu istniejącej pozycji powoduje zapis zmian i powrót do do głównego wykazu,

- przy wpisywaniu nowej pozycji - zapis pozycji i przejście do okna edycyjnego Numer środka.

Uwagi

Środki trwałe zlikwidowane przed datą spisu z natury nie są ujmowane w danych ewidencyjnych (kartotekowych).

Środki trwałe wprowadzone w miesiącu spisu z natury, ale przed datą spisu, są ujete w danych ewidencyjnych.


Czynności do wykonania zwiazane z nową klasyfikacją

1) Testowanie bazy danych

- Do testowania trzeba się zalogować jako SYSDBA.

- Funkcje / Zarządzanie bazą / Testowanie bazy.

- Po testowaniu powinien pokazać się przycisk KST 2016.

2) Porządkowanie kodów KŚT

- Funkcje / Zarządzanie bazą / KST 2016.

- Kolumna z nowymi kodami będzie wypełniona, jeśli stary i nowy kod są zgodne.

- Stare kody bez powiązania z nowymi są wyświetlane na czerwono.

- Jeśli powiązanie starego kodu z nowym nie jest jednoznaczne,

to należy wyświetlić środki związane ze starym kodem i do przypisać nowe kody.

Operacje możliwe do wykonania:

- Filtrowanie starych kodów niepowiązanych z nowymi / Wykaz wszystkich kodów

- Wykaz środków przypisanych do starego kodu / Wykaz wszystkich kodów

W wykazie środków można zaznaczyć lub odznaczyć wszystkie pozycje z wykazu.

3) Po przypisaniu kodów obok przycisków menu ( w górnej części ekranu) pojawi się przycisk

    umożliwiający przełączanie między starymi i nowymi kodami.

UWAGA. Od momentu wczytania do bazy tabeli z nową klasyfikacją drzewko z kodami KŚT zawiera nowe kody.